Tugas SIA - 1

ANALISIS SIA

CV DAFAKO MOTOR

Nama : Ahmad Fadillah

Kelas : 3DB06

NPM : 30112426

A.    LATAR BELAKANG

Globalisasi menuntut perusahaan untuk bekerja secara maksimal agar dapat bertahan di dunia bisnis yang penuh persaingan. Setiap perusahaan selalu ingin menjadi yang terdepan dalam menjalankan usahanya. Kinerja yang maksimal merupakan salah satu cara yang ditempuh untuk menjadi yang terbaik dalam suatu persaingan dagang.

Hal itu dapat dicapai oleh perusahaan dengan cara meningkatkan efektifitas dan efisiensi perusahaa. Keefektifitas dan keefisienan suatu perusahaan dapat diwujudkan bila system dalam perusahaan sudah baik. Oleh karena itu, SIA yang efektif penting bagi keberhasilan jangka panjang organisasi manapun. Tanpa perangkat untuk mengawasi aktivitas-aktivitas yang terjadi, tidak akan ada cara untuk memutuskan seberapa baik kinerja perusahaan. Setiap organisasi juga perlu menelusuri pengaruh-pengaruh berbagai aktivitas atau sumberdaya yang berada dibawah pengawasannya. Informasi tentang pelaku yang terlibat dalam aktivitas-aktivitas tersebut penting untuk menetapkan tanggung jawab dari tindakan yang diambil.

Oleh karena itu, universitas yang mensyaratkan mahasiswa program akuntansi dan system informasi untuk mempelajari SIA. Untuk lebih memahami penerapan SIA dalam sebuah perusahaan dan untuk melengkapi tugas akhir mata kuliah SIA maka  kami mencoba untuk menganalisis SIA yang ada pada CV. Dafako Motor, yaitu salah satu perusahaan yang bergerak dibidang jasa penjualan dan pembelian motor bekas di kota Padang.

RUMUSAN MASALAH

Berdasarkan latar belakang yang telah di uraikan di atas, maka permasalahan dalam penelitian ini adalah “ Apakah Sistem Informasi Akuntansi pada CV. Dafako Motor telah berjalan sesuai dengan prosedur ?

C. STUDI KASUS

Sesuai dengan rumusan masalah diatas, maka tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui penerapan system informasi akuntansi pada CV. Dafako Motor Padang.

D.COMPANY PROFILE

1.    Sejarah Singkat Perusahaan

CV Dafako Motor adalah sebuah perusahaan perdagangan yang bergerak di bidang jasa jual beli sepeda motor bekas. Perusahaan ini didirikan oleh Bapak Syafrizal pada tahun 2009, yang berlokasi di Jln Asra No 42 Tunggul Hitam, Padang.

Awal mula berdiri perusahaan ini di mulai dari keinginan pemilik untuk mendirikan sebuah bisnis sampingan, yang dimulai dari menjual sparepart, dan berlanjut hingga pemilik mendirikan sebuah perusahan jual beli motor bekas.

2.    Visi, Misi dan Nilai-nilai Perusahaan

CV Dafako Motor Motor memiliki beberapa visi dan misi yang menjadi dasar bagi perusahaan dalam menjalankan bisnisnya. Visi yang ada mengambarkan bagaimana kondisi perusahaan yang ingin dicapai. Sedangkan misi adalah tugas yang harus dilakukan untuk mencapai suatu kondisi yang diinginkan oleh perusahaan, dan dalam rangka mencapai visi dari perusahaan. Di bawah ini akan dipaparkan visi dan misi dari CV Dafako Motor untuk memberikan produk dan layanan yang berkualitas dengan harga yang kompetitif.

Visi

·         Menjadi perusahaan yang terkemuka dan menciptakan nilai bagi pelanggan.

Misi

• Memenuhi kebutuhan pelanggan.
• Menyediakan produk yang berkualitas.
• Mengutamakan kinerja yang profesional dan berintegritas.
• Menerapkan tata kelola perusahaan yang baik.

Nilai-nilai

• Kepuasan Pelanggan
• Profesionalisme
• Integritas
• Kerjasama Tim

E.ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUTANSI

Analisis Arus Dokumen

Dokumen kertas dan formulir yang digunakan dalam kegiatan penjualan CV Dafako Motor adalah sebagai berikut :

1)      Surat Bukti Pembelian/ Surat Jalan (Lihat L.1.1)

Surat yang menekanan bahwa kendaraan tersebut telah dibeli secara sah, dan surat ini menjadi pengantar untuk mengambil BPKB kendaraan yang telah dibeli dalam pelelangan.

2)      Kwitansi  (lihat L.1.2)

adalah bukti pemabayaran yang dibuat oleh pihak penerima dana sejumlah uang atau cek untuk suatu transaksi atau kegiatan usaha, kemudian diserahkan kepada pihak yang melakukan pembayaran tersebut.

3)      Surat Pesanan/ purchase order (lihat L.1.3)

Purchase Order digunakan oleh Bagian Pembelian untuk mengecek dan menghitung barang yang diterima dari Supplier.

4)      Laporan Penerimaan Barang (lihat L.1.4)

Laporan Penerimaan Barang dibuat oleh Bagian Pembelian apabila barang yang diterima dari Supplier telah cocok dengan Purchase Order

5)      Surat Berita Acara

Analisis Proses Bisnis

Dalam melakukan pemasaran dan penjualannya mencangkup area Padang. Perusahaan dalam memproses dan mengolah data-datanya menggunakan cara manual. Penjualan dalam CV Dafako Motor terdiri atas penjualan tunai dan penjualan kredit.

Arus Transaksi Perusahaan

Pelanggan memesan/membeli motor dengan cara datang langsung ke CV Dafako Motor dan melakuan penawaran terhadap motor yang diinginkan. Kemudian apabila harga telah disepakati, pelanggan dapat membayar langsung kendaraan tersebut secara cash ataupun kredit , dimana pengajuan kredit harus sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh pihak Bank/Finance.

Pembelian kendaraan dapat juga dilakukan melalui pemesanan via telepon. Pembelian hanya berlaku untuk pelanggan tetap/ pelanggan lama perusahaan yang telah dipercaya. Sebelum kendaraan dikirim, pembayaran kendaraan telah dilakukan terlebih dahulu secara langsung maupun via transfer.

Setelah kendaraan dikirimkan kepada pelanggan, bagian pengiriman memberikan rangkapan order pengiriman kepada sistem penagihan untuk mendokumentasikan pengiriman dan untuk memungkinkan dilakukan proses penagihan. Kendaraan  yang dikirim kepada pelanggan dikirimkan dari perusahaan ke lokasi pengiriman oleh tenaga penjual.

Pembayaran cek dan dokumen lainnya dikirim ke sistem aplikasi akuntansi untuk diproses. Para pelanggan mengirimkan penbayaran melalui rekening mereka kepada perusahaan. Bukti penerimaan kas diproses oleh sistem akuntansi secara manual.

Analisis Siklus Pendapatan

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan kendaraan dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.

Prosedur yang ada di CV Dafako Motor dibagi menjadi empat prosedur yaitu prosedur penerimaan pesanan, prosedur penagihan, prosedur penerimaan pembayaran, dan prosedur retur dari pelanggan.

·         Entri Pesanan Penjualan

Pada prosedur penerimaan pesanan pelanggan, pelanggan dapat melakukan pemesanan melalui bagian staf penjualan yang melakukan penawaran kendaraan atau dengan menelepon perusahaan, staf tersebut akan menuliskan pesanan pelanggan ke dokumen sales order (SO). SO mempunyai rangkap empat. Pembagian rangkap pertama diberikan kepada pelanggan, rangkap kedua diberikan kepada owner sebagai manajer, rangkap ketiga diberikan kepada bagian accounting dan finansial, dan rangkap keempat dijadikan arsip. Bagian accounting akan membuat laporan penjualan yang memuat besarnya penjualan pada periode tertentu. manajer akan memproses SO yang ada dengan menyiapkan kendaraan yang tersedia di gudang sesuai permintaan dan membuat surat jalan (SJ). Bagian mekanik akan melakukan pengecekkan atas kendaraan-kendaraan tersebut lalu melaporkan kepada manajer. Manajer akan mencocokkan dengan SO yang ada, dan membuat SJ. SJ mempunyai empat rangkap. Rangkap pertama akan diberikan kepada pelanggan dengan ditempel di kendaraan yang sudah di-packing, rangkap kedua diberikan kepada staf pengiriman, atau bagian ekspedisi yang bersangkutan. Rangkap ketiga diberikan kepada bagian accounting dan finasial, dan rangkap keempat akan dijadikan arsip oleh manajer. Kepala accounting di bagian accounting dan finansial akan memproses SO dan SJ yang telah ada.

·         bagian hutang dan piutang oleh staf accounting. SO dan SJ tadi akan diproses lebih lanjut oleh staf accounting untuk dibuatkan faktur. Faktur yang dibuat mempunyai tiga rangkap. Rangkap pertama diberikan kepada pelanggan dengan ditempel beserta SJ di kendaraan yang akan dikirim, rangkap kedua diberikan kepada Manajer untuk penagihan, rangkap ketiga akan dijadikan arsip oleh bagian accounting dan finansial. Staf accounting akan membuat laporan piutang rincian per konsumen, yang memuat saldo akhir pelanggan pada akhir bulan

·         Pada prosedur penagihan, accounting akan memberikan rangkap SJ dan faktur kepada manajer untuk melakukan penagihan kepada pelanggan. Accounting juga akan membuat laporan penagihan yang mencangkup nama pelanggan, jenis kendaraan yang telah dibeli dan nominal yang harus dibayarkan. Laporan ini akan dibawa juga oleh manajer untuk memudahkan menandai pelunasan dari pelanggan. manajer membawa tiga buah dokumen tersebut untuk melakukan penagihan. Setiap pembayaran dari pelangan akan diisi didalam laporan penagihan sejumlah pembayaran pelanggan. Pelanggan yang sudah membayar lunas hutangnya akan menerima SJ dan faktur. Pelanggan yang masih mengkredit hutangnya maka staf akan mencatatnya di faktur dan laporan penagihan sejumlah pembayaran pelanggan dan membawa kembali faktur dan SJ tersebut. Faktur dan SJ akan diberikan kepada pelanggan apabila pelanggan tersebut sudah melunasi semua hutangnya dalam faktur tersebut.

·         Pada prosedur penerimaan pembayaran, manajer memberikan total pembayaran pelanggan kepada bagian akuntan. akuntan akan membuat bukti kas masuk (BKM), apabila ada pembayaran dari pelanggan baik secara tunai ataupun tranfer. manajer memberikan laporan penagihan beserta SJ dan faktur yang masih dibawa kembali, kepada staf accounting atas piutang. Staf accounting untuk piutang akan mencocokkan faktur (jika masih ada) dengan pencatatan dalam laporan penagihan dan mencocokkan juga dengan BKM yang dibuat. Staf accounting akan merekap hasil laporan piutang yang sudah tertagih dan piutang yang masih belum tertagih, lalu memberikan laporan tersebut kepada manajer.

Analisis Siklus Pengeluaran

Siklus pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran kendaraan dan jasa. Tujuan utama dalam siklus ini adalah meminimalkan biaya total, memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi. Prosedur yang ada di CV Dafako Motor dibagi menjadi empat prosedur yaitu:

·         Memesan kendaraan

Aktivitas utama pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan. Metode pengendalian persediaan pada CV Dafako Motor yaitu kuantitas pesanan ekonomis [EOQ]): Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan. Metode-metode pengendalian persediaan berupa JIT (just in time) berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun kekurangan persediaan. Persediaan juga di peroleh melalui kegiatan lelang motor.

·         Menerima dan menyimpan kendaraan

·         Pembayaran

Pembayaran berdasarkan purchase order (PO) yang telah disepakati dengan supplier dan atau pihak lelang kendaraan..

F.KESIMPULAN

Dalam melaksanakan kegiatan transaksi Penjualan kredit CV Dafako Motor masih menggunakan kwitansi. Hal ini menunjukan bahwa adanya bukti pembayaran dari pelanggan sehingga perusahaan dapat mengecek batas kredit serta jumlah piutang pelanggan secara cepat, tepat waktu dan akurat

Di Karenakan terdapat kekurangan pada SIA CV Dafako maka ada beberapa Hal yang harus di lakukan , di antara nya :

1.      Untuk ke depan, sistem informasi akutansi penjualan ini diharapkan tidak hanya untuk penjualan kredit saja tetapi bisa untuk kegiatan transaksi lainnya sehingga dapat meningkatkan pelayanan yang terbaik dan memberikan kemudahan pada customer dalam proses penjualan sepeda motor secara kredit yang dilakukan oleh CV. Dafako Motor.

2.      Diharapkan sistem informasi yang dibangun dapat memberikan kemudahan pada (user), serta dilengkapi dengan menggunakan media seperti harddisk, flashdisk atau cd dan lain sebagainya sehingga proses penyimpanan data tidak perlu lagi memakan banyak tempat.

SUMBER : http://www.slideshare.net/aghasatucintaselamanya/done-29596063

TERIMA KASIH