Tugas 4 - SPK dalam UKM

SISTEM PENGAMBILAN KEPUTUSAN DI UKM “Dafako Motor”

BAB I
PENDAHULUAN

A.Latar Belakang

Indonesia di kenal sebagai Negara yang penuh deng keanekaragaman,Indonesia terdiri dari suku bangsa yang beranekaragam, memiliki bahasa dan budaya yang beranekaragam, serta memiliki sejumlah permasalahan yang beranekaragam, mulai dari permasalahan social, politik, ekonomi, dan lainlain.Terutama mengenai permasalahan kesejahteraan dan kemiskinan yang tidak  pernah ada habisnya.

Dalam menghadapi permasalahan tersebutmaka diperlukan pengambilan keputusan yang cepat dan tepat. Proses pengambilan keputusan yang cepat dan tepat dilakukan agar mendapatkan penyelesaian atau paling tidak mengurangi tingkat permasalahan yang terjadi.Kegiatan pembuatan keputusan meliputi pengindentifikasian masalah, pencarian alternatif penyelesaian masalah, evaluasi daripada alternatif-alternatif tersebut, dan pemilihan alternatif keputusan yang terbaik.

Kemampuan seorang pimpinan dalam membuat keputusan dapat ditingkatkan apabila ia mengetahuidan menguasai teori dan teknik pembuatan keputusan. Dengan peningkatankemampuan pimpinan dalam pembuatan keputusan maka diharapkan dapat meningkatkan kualitas keputusan yang dibuatnya, sehingga akan meningkatkanefisiensi dan efektivitas kerja organisasi.

Pengambilan keputusan tersebut mencakup kegiatan identifikasi masalah, perumusan masalah, dan pemilihan alternatif keputusan berdasarkan perhitungandan berbagai dampak yang mungkin timbul. Setelah tahap implementasi atauoperasional suatu keputusan dalam suatu organisasi, akan dilanjutkan ke tahapevaluasi. Dalam tahap pengawasan/evaluasi, mencakup pemantauan, pemeriksaan,dan penilaian terhadap hasil pelaksanaan dari pembuatan keputusan yang telahdilakukan.Pada akhirnya, kegiatan pengambilan keputusan yang cepat dan tepatmerupakan bagian dari kegiatan administrasi dimaksudkan agar permasalahan yang akan menghambat roda organisasi dapat segera terpecahkan danterselesaikan sehingga suatu organisasi dapat berjalan secara efisien dan efektif dalam rangka mencapai suatu tujuan organisasi.

B. Rumusan Masalah

1. Apa yang dimaksud dengan pengambilan keputusan?

2. Apakah tujuan dari pengambilan keputusan?

3. Bagaimana proses pengambilan keputusan itu ?

4. Contoh SPK dalam Sebuah UKM ?

C.Tujuan

1.Mengetahui definisi dari pengambilan keputusan.

2.Mengetahui tujuan pengambilan keputusan.

3.Mengetahui bagaimana proses pengambilan keputusan.

4.Mengetahui SPK dalam Sebuah UKM.

BAB II

PEMBAHASAN.

A.Definisi Pengambilan Keputusan

Keputusan adalah hasil pemecahan masalah yang dihadapinya dengantegas. Hal itu berkaitan dengan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan mengenai‘apa yang harus dilakukan’ dan seterusnya mengenai unsur-unsur perencanaan.Dapat juga dikatakan bahwa keputusan itu sesungguhnya merupakan hasil proses pemikiran yang berupa pemilihan satu diantara beberapa alternatif yang dapatdigunakan untuk memecahkan masalah yang dihadapinya.Keputusan itu sendiri merupakan unsur kegiatan yang sangat vital. Jiwakepemimpinan seseorang itu dapat diketahui dari kemampuan mengatasi masalahdan mengambil keputusan yang tepat. Keputusan yang tepat adalah keputusanyang berbobot dan dapat diterima bawahan. Ini biasanya merupakankeseimbangan antara disiplin yang harus ditegakkan dan sikap manusiawiterhadap bawahan. Keputusan yang demikian ini juga dinamakan keputusan yangmendasarkan diri pada human relations.Setelah pengertian keputusan disampaikan, kiranya perlu pula diikutidengan pengertian tentang “pengambilan keputusan”.

Ada beberapa definisitentang pengambilan keputusan, dalam hal ini arti pengambilan keputusan samadengan pembuatan keputusan, misalnya :

1.   Terry

Pengambilan keputusanadalah pemilihan alternatif perilaku dari dua alternatif atau lebih ( tindakan pimpinan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi dalam organisasi yangdipimpinnya dengan melalui pemilihan satu diantara alternatif-alternatif yangdimungkinkan).

2.   Siagian

Pengambilan keputusan adalah suatu pendekatanterhadap hakikat suatu masalah, pengumpulan fakta-fakta dan data, penentuanyang matang dari alternatif yang dihadapi dan pengambilan tindakan yangmenurut perhitungan merupakan tindakan yang paling tepat.

Dari kedua pengertian diatas maka dapat ditarik kesimpulan bahwakeputusan itu diambil dengan sengaja, tidak secara kebetulan, dan tidak bolehsembarangan. Masalahnya telebih dahulu harus diketahui dan dirumuskan dengan jelas, sedangkan pemecahannya harus didasarkan pemilihan alternatif terbaik darialternatif yang ada.

B.Tujuan Pengambilan Keputusan

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam organisasi itu dimaksudkanuntuk mencapai tujuan organisasinya yang dimana diinginkan semua kegiatan itudapat berjalan lancer dan tujuan dapat dicapai dengan mudah dan efisien. Namun,kerap kali terjadi hambatan-hambatan dalam melaksanakan kegiatan. Inimerupakan masalah yang hatus dipecahkan oleh pimpinan organisasi.Pengambilan keputusan dimaksudkan untuk memecahkan masalah tersebut.

C.Proses Pengambilan Keputusan

Setiap keputusan yang diambil itu merupakan perwujudan kebijakan yangtelah digariskan. Oleh karena itu, analisis proses pengambilan keputusan padahakikatnya sama saja dengan analisis proses kebijakan.

4 TAHAP SPK ( Sistem Pendukung Keputusan ) :

Menurut Simon (1960) ada beberapa tahap pengambilan keputusan, disebutkan olehnya proses pengambilan keputusan ada 4 tahapan yakni :

1. Intelligence : pengumpulan informasi untuk mengindetifikasikan permasalahan

2. Design : tahap perancangan solusi dalam bentuk alternative pemecahan masalah

3. Choice : tahap memilih dari solusi dari alternative-alternativeyang disediakan

4. Implementation : tahap melaksanakan keputusan dan melaporkan hasilnya

Dari 4 tahapan ini kita jadi mengetahui bahwa dalam mengambil keputusan paling tidak ada 4 tahapan yang harus kita lakukan sebelum pengambilan keputusan dilakukan. Pengambilan keputusan ini sangatlah penting dalam suatu manajemen, ini dikarenakan manajemen yang baiklah yang mampu bertanggung jawab atas setiap keputusan-keputusan yang telah ditetapkan oleh perusahaan atau organisasi, agar perusahaan atau organisasi tersebut mampu menjalankan proses dan fungsinya sesuai dengan tujuan awal perusahaan itu didirikan

Proses Pengambilankeputusan meliputi :

·         Identifikasi Masalah

Dalam hal ini pemimpin diharapkan mampu mengindentifikasikan masalahyang ada di dalam suatu organisasi.

·         Pengumpulan dan Penganalisis data

Pemimpin diharapkan dapat mengumpulkan dan menganalisis data yang dapatmembantu memecahkan masalah yang ada.

·         Pembuatan alternatif-alternatif kebijakan

Setelah masalah dirinci dengan tepat dan tersusun baik, maka perlu dipikirkan cara-cara pemecahannya. Cara pemecahan ini hendaknya selalu diusahakanadanya alternatif-alternatif beserta konsekuensinya, baik positif maupunnegatif. Oleh sebab itu, seorang pimpinan harus dapat mengadakan perkiraan sebaik-baiknya. Untuk mengadakan perkiraan dibutuhkan adanya informasiyang secukupnya dan metode perkiraan yang baik.

Perkiraan itu terdiri dari berbagai macam pengertian:

·         Perkiraan dalam arti Proyeksi

Perkiraan yang mengarah pada kecenderungan dari data yang telah terkumpuldan tersusun secara kronologis.

·         Perkiraan dalam arti prediksi

Perkiraan yang dilakukan dengan menggunakan analisis sebab akibat.

·         Perkiraan dalam arti konjeksi.

Perkiraan yang didasarkan pada kekuatan intuisi (perasaan). Intuisi disinisifatnya subjektif, artinya tergantung dari kemampuan seseorang untuk mengolah perasaan.Pemilihan salah satu alternatif terbaik Pemilihan satu alternatif yang dianggap paling tepat untuk memecahkanmasalah tertentu dilakukan atas dasar pertimbangan yang matang ataurekomendasi.

Dalam pemilihan satu alternatif dibutuhkan waktu yang lama karena hal ini menentukan alternative yang dipakai akan berhasil atau sebaliknya.Pelaksanaan keputusan Dalam pelaksanaan keputusan berarti seorang pemimpin harus mampu menerima dampak yang positif atau negatif. Ketika menerima dampak yangnegatif, pemimpin harus juga mempunyai alternatif yang lain.Pemantauan dan pengevaluasian hasil pelaksanaanSetelah keputusan dijalankan seharusnya pimpinan dapat mengukur dampak dari keputusan yang telah dibuat.

D.Contoh SPK dalam Sebuah UKM

1. Sejarah Singkat Perusahaan

CV Dafako Motor adalah sebuah perusahaan perdagangan yang bergerak di bidang jasa jual beli sepeda motor bekas. Perusahaan ini didirikan oleh Bapak Syafrizal pada tahun 2009, yang berlokasi di Jln Asra No 42 Tunggul Hitam, Padang.

Awal mula berdiri perusahaan ini di mulai dari keinginan pemilik untuk mendirikan sebuah bisnis sampingan, yang dimulai dari menjual sparepart, dan berlanjut hingga pemilik mendirikan sebuah perusahan jual beli motor bekas.

2. Visi, Misi dan Nilai-nilai Perusahaan

CV Dafako Motor Motor memiliki beberapa visi dan misi yang menjadi dasar bagi perusahaan dalam menjalankan bisnisnya. Visi yang ada mengambarkan bagaimana kondisi perusahaan yang ingin dicapai. Sedangkan misi adalah tugas yang harus dilakukan untuk mencapai suatu kondisi yang diinginkan oleh perusahaan, dan dalam rangka mencapai visi dari perusahaan. Di bawah ini akan dipaparkan visi dan misi dari CV Dafako Motor untuk memberikan produk dan layanan yang berkualitas dengan harga yang kompetitif.

Visi

·         Menjadi perusahaan yang terkemuka dan menciptakan nilai bagi pelanggan.

Misi

• Memenuhi kebutuhan pelanggan.
• Menyediakan produk yang berkualitas.
• Mengutamakan kinerja yang profesional dan berintegritas.
• Menerapkan tata kelola perusahaan yang baik.

Nilai-nilai

• Kepuasan Pelanggan
• Profesionalisme
• Integritas
• Kerjasama Tim

ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUTANSI

Analisis Arus Dokumen

Dokumen kertas dan formulir yang digunakan dalam kegiatan penjualan CV Dafako Motor adalah sebagai berikut :

1)   Surat Bukti Pembelian/ Surat Jalan (Lihat L.1.1)

2)   Kwitansi  (lihat L.1.2)

3)   Surat Pesanan/ purchase order (lihat L.1.3)

4)   Laporan Penerimaan Barang (lihat L.1.4)

5)   Surat Berita Acara

Analisis Proses Bisnis

Dalam melakukan pemasaran dan penjualannya mencangkup area Padang. Perusahaan dalam memproses dan mengolah data-datanya menggunakan cara manual. Penjualan dalam CV Dafako Motor terdiri atas penjualan tunai dan penjualan kredit.

Arus Transaksi Perusahaan :

Pelanggan memesan/membeli motor dengan cara datang langsung ke CV Dafako Motor dan melakuan penawaran terhadap motor yang diinginkan. Kemudian apabila harga telah disepakati, pelanggan dapat membayar langsung kendaraan tersebut secara cash ataupun kredit , dimana pengajuan kredit harus sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh pihak Bank/Finance.

Pembelian kendaraan dapat juga dilakukan melalui pemesanan via telepon. Pembelian hanya berlaku untuk pelanggan tetap/ pelanggan lama perusahaan yang telah dipercaya. Sebelum kendaraan dikirim, pembayaran kendaraan telah dilakukan terlebih dahulu secara langsung maupun via transfer.

Setelah kendaraan dikirimkan kepada pelanggan, bagian pengiriman memberikan rangkapan order pengiriman kepada sistem penagihan untuk mendokumentasikan pengiriman dan untuk memungkinkan dilakukan proses penagihan. Kendaraan  yang dikirim kepada pelanggan dikirimkan dari perusahaan ke lokasi pengiriman oleh tenaga penjual.

Pembayaran cek dan dokumen lainnya dikirim ke sistem aplikasi akuntansi untuk diproses. Para pelanggan mengirimkan penbayaran melalui rekening mereka kepada perusahaan. Bukti penerimaan kas diproses oleh sistem akuntansi secara manual.

Analisis Siklus Pendapatan

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan kendaraan dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.

Prosedur yang ada di CV Dafako Motor dibagi menjadi empat prosedur yaitu prosedur penerimaan pesanan, prosedur penagihan, prosedur penerimaan pembayaran, dan prosedur retur dari pelanggan.

·         Entri Pesanan Penjualan

Pada prosedur penerimaan pesanan pelanggan, pelanggan dapat melakukan pemesanan melalui bagian staf penjualan yang melakukan penawaran kendaraan atau dengan menelepon perusahaan, staf tersebut akan menuliskan pesanan pelanggan ke dokumen sales order (SO). SO mempunyai rangkap empat. Pembagian rangkap pertama diberikan kepada pelanggan, rangkap kedua diberikan kepada owner sebagai manajer, rangkap ketiga diberikan kepada bagian accounting dan finansial, dan rangkap keempat dijadikan arsip. Bagian accounting akan membuat laporan penjualan yang memuat besarnya penjualan pada periode tertentu. manajer akan memproses SO yang ada dengan menyiapkan kendaraan yang tersedia di gudang sesuai permintaan dan membuat surat jalan (SJ). Bagian mekanik akan melakukan pengecekkan atas kendaraan-kendaraan tersebut lalu melaporkan kepada manajer. Manajer akan mencocokkan dengan SO yang ada, dan membuat SJ. SJ mempunyai empat rangkap. Rangkap pertama akan diberikan kepada pelanggan dengan ditempel di kendaraan yang sudah di-packing, rangkap kedua diberikan kepada staf pengiriman, atau bagian ekspedisi yang bersangkutan. Rangkap ketiga diberikan kepada bagian accounting dan finasial, dan rangkap keempat akan dijadikan arsip oleh manajer. Kepala accounting di bagian accounting dan finansial akan memproses SO dan SJ yang telah ada.

·         bagian hutang dan piutang oleh staf accounting. SO dan SJ tadi akan diproses lebih lanjut oleh staf accounting untuk dibuatkan faktur. Faktur yang dibuat mempunyai tiga rangkap. Rangkap pertama diberikan kepada pelanggan dengan ditempel beserta SJ di kendaraan yang akan dikirim, rangkap kedua diberikan kepada Manajer untuk penagihan, rangkap ketiga akan dijadikan arsip oleh bagian accounting dan finansial. Staf accounting akan membuat laporan piutang rincian per konsumen, yang memuat saldo akhir pelanggan pada akhir bulan

·         Pada prosedur penagihan, accounting akan memberikan rangkap SJ dan faktur kepada manajer untuk melakukan penagihan kepada pelanggan. Accounting juga akan membuat laporan penagihan yang mencangkup nama pelanggan, jenis kendaraan yang telah dibeli dan nominal yang harus dibayarkan. Laporan ini akan dibawa juga oleh manajer untuk memudahkan menandai pelunasan dari pelanggan. manajer membawa tiga buah dokumen tersebut untuk melakukan penagihan. Setiap pembayaran dari pelangan akan diisi didalam laporan penagihan sejumlah pembayaran pelanggan. Pelanggan yang sudah membayar lunas hutangnya akan menerima SJ dan faktur. Pelanggan yang masih mengkredit hutangnya maka staf akan mencatatnya di faktur dan laporan penagihan sejumlah pembayaran pelanggan dan membawa kembali faktur dan SJ tersebut. Faktur dan SJ akan diberikan kepada pelanggan apabila pelanggan tersebut sudah melunasi semua hutangnya dalam faktur tersebut.

·         Pada prosedur penerimaan pembayaran, manajer memberikan total pembayaran pelanggan kepada bagian akuntan. akuntan akan membuat bukti kas masuk (BKM), apabila ada pembayaran dari pelanggan baik secara tunai ataupun tranfer. manajer memberikan laporan penagihan beserta SJ dan faktur yang masih dibawa kembali, kepada staf accounting atas piutang. Staf accounting untuk piutang akan mencocokkan faktur (jika masih ada) dengan pencatatan dalam laporan penagihan dan mencocokkan juga dengan BKM yang dibuat. Staf accounting akan merekap hasil laporan piutang yang sudah tertagih dan piutang yang masih belum tertagih, lalu memberikan laporan tersebut kepada manajer.

Analisis Siklus Pengeluaran

Siklus pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran kendaraan dan jasa. Tujuan utama dalam siklus ini adalah meminimalkan biaya total, memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi. Prosedur yang ada di CV Dafako Motor dibagi menjadi empat prosedur yaitu:

·         Memesan kendaraan

·         Menerima dan menyimpan kendaraan

·         Pembayaran

BAB III
PEMBAHASAN

Masalah yang di hadapi dalam UKM Waroeng Cokelat :

Dalam UKM ini  masalah yang di hadapi adalah dalam melaksanakan kegiatan transaksi Penjualan kredit CV Dafako Motor masih menggunakan kwitansi sehingga pihak dari UKM tersebut harus lebih berhati hati dalam penyimpanan Kwitansi pembayaran agar bila suatu saat di butuhkan bisa dengan mudah mencari nya.

Tahap Pengambilan Keputusan atas Masalah di atas :

1.Inttelegence

Dari Informasi mengenai UKM CV Dafakto, dapat di ketahui bahwa di dalam UKM ini tidak terdapat nya Pencatatan atas Transaksi penjualan Kredit yang masih sederhana sehingga dibutuhkan untuk mengatasi permasalahan  ini.

2.Design

Untuk mengatasi permasalah dalam UKM ini  ada beberapa hal yang dapat di lakukan, di antara nya yaitu :

·         Diharapkan sistem informasi yang dibangun dapat memberikan kemudahan pada (user), serta dilengkapi dengan menggunakan media seperti harddisk, flashdisk atau cd dan lain sebagainya sehingga proses penyimpanan atas kwitansi tidak perlu lagi memakan banyak tempat.

·         Menyimpan Kwitansi Pembelian  dari Konsumen di sebuah tempat Khusus.

3.Choice

Dari 2 Design di atas, saya dapat memilih Choice pertama karena sudah mulai memanfaat kemajuan teknologi sehingga keamaanan atas Kwitansi Pembelian dapat terjaga dengan Baik.

4.Implementation

Untuk UKM CV Defakto harus sudah memulai melakukan hal sesuai yang di pilih yaitu dengan memanfaatkan Teknologi yang ada seperti Komputer untuk menyimpan data dari Kwitansi Pembayaran secara Kredit

BAB IV
PENUTUP

Kesimpulan   

Dari pembahasan di atas dapat di Simpulkan bahwa SPK adalah Hasil pemecahan masalah yang dihadapinya dengantegas. Hal itu berkaitan dengan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan mengenai‘apa yang harus dilakukan’ dan seterusnya mengenai unsur-unsur perencanaan.Dapat juga dikatakan bahwa keputusan itu sesungguhnya merupakan hasil proses pemikiran yang berupa pemilihan satu diantara beberapa alternatif yang dapatdigunakan untuk memecahkan masalah yang dihadapinya.Keputusan itu sendiri merupakan unsur kegiatan yang sangat vital. Oleh karena itu SPK sangat berguna dalam sebuah UKM dalam pengambilan keputusan atas masalah yang terjadi dalam UKM tersebut.

SUMBER :

http://www.slideshare.net/aghasatucintaselamanya/done-29596063

http://www.scribd.com/doc/177698568/STUDI-KASUS-PENGAMBILAN-KEPUTUSAN-doc