28. PENGAWASAN ADMINISTRASI KANTOR

      Tugas pertama seorang manajer dalam melakukan perencanaan (planning) berpasangan dengan pengawasan (controlling).  Dalam pelaksanaan setiap bidang pekerjaan apa pun yang sebaik-baiknya tentu perlu dilakukan perencanaan dan pengawasan.

Pengawasan dengan demikian tidaklah semata-semata dimaksudkan untuk menemukan dan membetulkan kesalahan-kesalahan, melainkan justru untuk mencegah terjadinya kekeliruan-kekeliruan atau penyimpangan-penyimpangan yang sebetulnya dapat dihindarkan sebelumnya terlambat.

Pengertian pengawasan (control)

The control function includes those activities which  are designed ti compel events to comform to plans. (fungsi pengawasan meliputi aktivitas-aktivitas yang  dimaksudkan untuk memaksa peristiwa-peristiwa terjadi sesuai dengan rencana-rencana).  (Harol koontz and Cyril O’Donel, principle of  management)

  “Control, i. e. Checking current performance againts predetermined standard

contained in  the plans, with a view to ensuring adequate progress and   satisfactory performance; also “recording” the experience gained from the working of these plans as a guide to possible future operation”

(Kontrol, yakni mencocokkan pelaksanaan tugas yang baru berjalan terhadap ukuran baku yang telah ditetapkan sebelumnya dalam rencana-rencana dengan maksud untuk menjamin tercapainya kemajuan yang cukup dam pelaksanaan tugas yang memuaskan;  juga “pengalaman yang diperoleh dari pelaksanaan rencana-rencana itu sebagai suatu  petunjuk bagi tindakan-tindakan diwaktu mendatang yang mungkin.)  (E.F.L. Brech, ed,. The principle and practice of Management).

Pengawasan adalah keseluruhan aktivitas mengawasi, memeriksa, mencocokkan, dan mengendalikan segenap kegiatan agar berlangsung sesuai rencana yang ditetapkan dan hasil yang dikehendaki.

Pengertian administrasi

Kata “Administrasi” berasal dari bahasa latin  yang terdiri atas kata ad dan ministrare.  Kata ad mempunyai arti yang sama dengan kata to dalam Bahasa Inggris, yang berarti “ke” atau “kepada”.  Dan ministrare sama dengan to save atau to conduct yang berarti “melayani”, “membantu”, atau “mengarahkan”.

            Dalam Bahasa Inggris to administer berarti pula “mengatur” , “memelihara” (tolook after), dan mengarahkan. (M. Ngalim Purwanto, 2004 : 1)

            Administrasi perkantoran adalah proses perencanaan, pengorganisasian, dan pengkoordinasian manusia, bahan­-bahan, mesin-mesin, metoda, perlengkapan, peralatan, dan uang, serta pengarahan dan pengawasan atas pelaksanaan pekerjaan dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

 Pekerjaan kantor merupakan fungsi pendukung atau memberikan bantuan dalam melaksanakan tugas pokoknya.  Sebagai contoh, kantor Notaris yang membuat berbagai jenis akta, tidak akan dapat melaksanakannya dengan baik tanpa adanya catatan-catatan mengenai segala sesuatu tentang kliennya, tujuan dari dibuatnya akta, jenis akta yang diinginkan, dan sebagainya.

           Jadi kata administrasi dapat diartikan sebagai suatu kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan didalam mencapai suatu tujuan.

Pengetian kantor

Kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha atau pekerjaan tulis menulis.

Jadi pengawasan administrasi perkantoran adalah keseluruhan aktivitas mencocokkan, mengendalikan pelaksanaan tugas-tugas kantor terhadap ukuran baku sebagai suatu kegiatan untuk membantu, melayani, dan mengarahkan semua kegiatan agar berlangsung sesuai dengan rencana yang ditetapkan.

Langkah-langkah dalam pengawasan:

l      Penentuan standard atau ukuran baku yang akan menjadi patokan

2     Pengukuran atau penilaian

3     Perbandingan antara pelaksanaan kegiatan dan hasilnya

4     Pembetulan terhadap penyimpangan

Metode pengawasan:

l    Laporan dari pelaksanaan kegiatan yang diberikan secara lisan atau tertulis dan secara berkala atau                                

     berwaktu-waktu atas permintaan

2   Penelaahan terhadap buku catatan tugas atau hasil kerja

3   Survei atau inspeksi

4   Wawancara dengan pelaksanaan-pelaksanaan tugas

Segi pelaksanaan yang dijadikan sasaran pengawasan ada 8:

l      Jumlah hasil kerja (segi kuantitas)

2      Mutu hasil kerja (segi kualitas)

3      Pegawai (kesungguhan, kerajinan, dan kecakapan kerjanya)

4      Uang (pemakaian secara sah dan efisien)

5      Barang pembekalan (pembelian, pengguna, pemeliharaan yang betul)

6      Ruang kerja (penataan dan pemakaian yang baik)

7      Waktu

8      Metode kerja

William Henry Leffingwel menyarankan 12 tindakan pengawasan:

l      Merencanakan dan menentukan jadwal bagi pekerja

2     Mengusahakan agar pekerjaan di mulai pada waktu yang telah ditetapkan

3     Menghitung banyaknya pekerjaan yang tidak terselesaikan

4     Mengatur jumlah tenaga yang dibutuhkan

5     Memeriksa jumlah hasil pekerjaan

6     Mendesak agar mendapat hasil dari pekerjaan

7     Memeriksa petunjuk-petunjuk buku

8     Merencanakan tugas pengawasan

9     Menetapkan pemeriksaan menyeluruh terhadap pemeliharaan alat-alat kantor

l0     Menetapkan pemeriksaan menyeluruh terhadap penyimpanan warkat dan arsip

Dengan menjalankan 12 tindakan pengawasan , seorang pimpinan kantor dapat menjuruskan kerja ketatausahaan dalam organisasinya ke arah tujuan yang telah direncanakan.

Alat penting lainnya yang oleh manager kantor mulai dipakai untuk mengontrol tatausaha ialah ukuran-ukuran baku (standard).  Para ahli administrasi perkantoran  pada umumnya kini telah sapakat bahwa kegiatan-kegiatan tatausaha dapat diukur seperlunya.  Masing-masing kerja ketatausahaan mempunyai satuan pengukuran tersendiri yang kadang-kadang saking berbeda.  Misalnya untuk aktivitas kearsipan, yang dapat dijadikan warkat yang perlu disimpan atau yang harus ditemukan kembali.

Ahli pengontrolan tatausaha Fred Archer telah mendaftar satuan-satuan ukuran yang dapat dipakai untuk mengukur macam-macam kerja ketatausaha :

            Aktivitas Tatausaha                                           Satuan Pengukuran

              (Clerical Activity)                                         (unit of Measurement)

1.   Pembubuhan alamat surat dengan                      a.   Hitunglah mesin terhadap sampul

      Peralatan mekanis                                                   yang dibubuhi alamat

                                                                                        b.   Plat logam alamat yang dipakai

                                                                              c.   Laci yang memuat plat logam

                                                                              d.   Jumlah hasil kerja

2.   Pekerjaan dengan mesin hitung                          a.   Hal yang dihitung

                                                                              b.   faktur atau warkat lainnya yang

                                                                                    diselesaikan

3.   Penulisan cek                                                    a.   Cek yang ditulis

                                                                              b.   Rentangan seri nomor dari cek

4.   Pendiktean dan penyalinan                                a.   Berkas surat-menyurat yang

                                                                                    digarap

b.      surat yang dikirim

5.   Pengetikan                                                        a.   Jumlah lembaran yang diketik

                                                                              b.   Jumlah gulungan yang tergulung

6.   Penggandaan warkat                                         a.   Lembaran yang dapat dipakai

                                                                              b.   Sit yang dikerjakan

7.   Penyimpanan warkat                                         a.   Warkat yang dipilah-pilahkan

                                                                              b.   Warkat yang di ambil

                                                                              c.   Warkat yang tersimpan

8.   Pengiriman dengan pos                                     a.   Sampul yang dibuka

                                                                              b.   Sampul yang dipilah-pilah

                                                                              c.   Sampul yan dirapatkan

9.   Pesanaan                                                          a.   Surat pesanan yang diterima

                                                                              b.   Surat pesanan yang dipenuhi

10. Haluan                                                              a.   Haluan yang digarap

                                                                              b.   Haluan yang diinstruksikan

11. Penjualan                                                          a.   Hal yang dicatat

                                                                              b.   Warkat yang digarap

Setelah di tentukan berbagai macam-macam kerja perkantoran yang dapat diukur dan satuan-satuan ukuran yang akan dipakai, maka selanjuthnya perlu ditetapkan office standards atau clerical standards,yaitu ukurann-ukuran baku ini merupakan tingkat penunaian kerja yang harus dicapai oleh pegawai tatausaha ytabng bersangkutan.  Tingkat penunaian kerja itu tidak boleh ditetapkan secara sembarangan sehingga mungkin terlampau tinggi atau rendah terlalu rendah. Sertiap ukuran baku ditetapkan berdasarkan perbandingan hasil kerja yang patut diharapkan akan terpenuhi oleh para karyawan pada umumnya yang cukup cakap

Berbagai satuan baku yang telah ditetapkan dalam bidang tatausaha menjadi batu ujian untuk memeriksa atau mencocokkan apakah sesuatu kerja ketatausahaan di kantor terlaksana dengan hasil yang diharapkan.  Dalam hal ini hasil-hasil kerja dari para pegawai dipelajari, kemudian berpegang pada sesuatu ukuran baku yang bersangkutan lalu dilakukan penilaian atau perbandingan.

 Berbagai tata kerja dalam setiap kantor seperti kantor misalnya tata tertip penyusuanan surat, tatacara pengetikan laporan, atau tatakerja kearsipan perlu sekali direncanakan sebaik-baiknya, ditetapkan dalam pedoman-pedoman baku, dan kemudian dituangkan dalam apa yang lazim disebut “Manual of Clerical Procedures” (buku pedoman prosedur-prosedur ketatausahaan).  Buku pedoman ini oleh manajer kantor dijadikan alat penting untuk melakuan pengawasan.

Menurut J. Maddock buku pedoman tata usaha berisi prosedur-prosedur, tatacara, dan petunjuk-petunjuk baku mengenai langkah-langkah yang harus diindahkan dalam melaksanakan berbagai kerja ketatausahaan pada sesuatu kantor.  Misalnya bagi penyesuaian sesuatu tugas tertentu dapat ditentukan aliran pekerjaan yang harus ditempuh seperti mula-mula didaftar oleh bagian A, kemudian diteruskan kepada kepada bagian B, dan akhirnya disetujui pejabat pada bagian B, dan selanjutnya di tandatangani oleh kepala bagian.

Manager dapat pula menjalankan tugas pengawasan dengan lebih cermat dan tangkas.  Pengawasan akan lebih mudah dijalankan kalau syarat-syarat, bahan-bahan, cara-cara, atau ketentuan-ketentuan lainnya bagi suatu pekerjaan dikantor adalah sama.  Misalnya kalau pada suatu perusahaan telah ditentukan mengenai tatacara mengetik surat, si pemimpin kantor akan lebih mudah dan cepat dalam melakukan pengawasan terhadap hasil-hasilpekerjaan para pengawai ketik yang dipimpinnya.

Disamping buku pedoman yang memuat prosedur-prosedur ketatausaha, pada kantor disisipkan secretarial manual, yaitu buku pedoman untuk para sekretaris yang berisi macam-macam keterangan dan-petunjuk yang lebih luas.-petunjuk itu sebagian besar juga mempunyai fungsi mengendalikan kegiatan-kegiatan seorang sekretaris yang berisi macam-macam keterangan dan petunjuk-petunjuk yang lebih luas.

Sumber: http://kuliahitukeren.blogspot.com/2011/07/pengawasan-administrasi-kantor.html